Projektiviestintä - uhka vai mahdollisuus?

Projektissa tärkeässä osassa on viestintä, sekä ulkoisille kohderyhmille, että sisäisille. Voiko projekti onnistua, jos sisäistä viestintää ei ole saatu kuntoon? Jos kukaan ulkoinen tekijä ei koskaan kuule projektista viestinnän puutteen takia, onko projektilla silloin mitään pointtia olla olemassa? Vastaus: E I . Jos projektin viestintä ei ole kunnossa tulee ongelmia.

Jos projekti ei saavuta koskaan ketään, jota aihe voisi koskettaa, siitä ei myöskään ole hyötyä kenellekään. Pelkkää hukattua aikaa.

Tietysti projektissa lähdetään liikkeelle sisäisestä viestinnästä. Sanoisin, että tärkeintä on avoimuus ja keskusteluyhteys projektiryhmän sisällä. Kaiken tiedon tulisi olla jokaisen ryhmänjäsenen saatavilla. Myöskin olennaisessa osassa sisäisessä viestinnässä on projektipäällikön toiminta, motivoitunut projektipäällikkö kannustaa koko ryhmää työskentelemään ja toimimaan yhdessä.

Tiedon jakaminen projektiryhmän sisällä on tärkeä osa onnistunutta projektia.

Sanoisin kuitenkin, että kaikkein tärkein osa projektin viestintää on viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelmaan tekeminen ja sen noudattaminen ovat avainasemassa projektin onnistumisessa. Suunnitelmaa voi parannella ja täydentää matkan varrella, mutta tärkeää on pysyä tehdyissä linjauksissa. Sisäisen viestinnän ollessa kunnossa, voidaan siirtyä ulkoiseen.

Mutta kuinka saada ulkoiset kohderyhmät kiinnostumaan juuri meidän projektista? Ajatus tuntui aluksi aivan absurdilta, kenellä yritysjohtajalla nyt kiinnostaisi AMK-opiskelijoiden pieni projekti?

Lähdimme ryhmässä heittelemään ajatuksia mitä viestintäkanavaa haluamme hyödyntää projektissa. Tietysti mietimme LinkedIn -sivustoa, joka olisi ammatillisesti kaikkein uskottavin, mutta oma kokemattomuutemme sen kanssa ajoi idean alas. Mietimme myös Facebookia, koska siellä on suuri yleisö kaikenlaista tallaajaa ja ikäjakauma on laaja. Kuitenkin päädyimme Instagramiin, vaikkakin ensin mietimme, että saavutammeko kohderyhmäämme eli yrityksen johtoa sitä kautta. Ennen tilin perustamista tutkin asiaa ja huomasin, että sieltähän löytyy valtava määrä erilaisia tilitoimistoja – pieniä ja isoja.

Päätimme yhdessä, että Instagram -tilillämme jaamme projektiin liittyviä mielenkiintoisia artikkeleita, omia blogipostauksiamme ja myös projektimme etenemistä.

Ajattelimme, että raikas ulkoasumme erottaa meidät muista samankaltaisista projekteista.

Helpoin tapa tuoda itseään esiin Instagramissa on lähteä seuraamaan itseään kiinnostavia profiileja, tässä tapauksessa tilitoimistoja. Toki omassa profiilissa kannattaa tässä vaiheessa olla jo sisältöä. Jos tämä tavoiteltu tilitoimisto tulee tutkimaan profiilia, saa tämä jo vaikutelman siitä mitä tuleman pitää, ja sitä todennäköisemmin saamme tästä seuraajan. Taktiikka toimi ja saimmekin seuraajiksi tilitoimistoja, jotka tykkäilivät kuvistamme ja katsoivat tarinamme. Kuitenkaan vuorovaikutusta emme ole sen enempää saavuttaneet, vaikka yritämme siihen pyrkiä kuvatekstien kysymyksillä.

Projektin ulkoinen viestintä oli paikoin haastavaa. Meidän tulisi kiinnittää oikeiden kohderyhmien huomio ja mielellään pitääkin se. Sisällön tulisi olla asiapitoista, ammattimaista, mutta innostavaa. Niin monta asiaa, joita tulisi ottaa huomioon.

Varsinkin sisältö, jota itse on tuottanut aiemmin, on lähinnä pienelle yleisölle; lähipiirille, työkavereille ja tutuille – se on todella erilaista verrattuna asialliseen projektiviestintään. Mutta sehän tästä mielenkiintoista tekeekin, miten sitä paremmin viestintää oppisi kuin tekemällä? Jännittävää nähdä saammeko seuraavien kuukausien aikana laajennettua ja kehitettyä viestintäämme eteenpäin.

Etsiskelin myös esimerkkejä hankkeista, joiden tiedottaminen on mielestäni onnistunutta. Ensimmäisenä mieleeni tuli projekti, jota seurasin itsekin ahkerasti. Epäilen, ettei monikaan ole välttynyt kuulemasta siitä eli Uusi lastensairaala -hanke. En muista missä näin ensimmäistä kertaa jutun tästä hankkeesta, mutta muistan lukeneeni lahjoituksista ja vuosia sitten. Googlettelin asiaa, ja selvisi, että ensimmäiset lahjoitukset kerättiin jo vuonna 2013-2014. Myöskin suurta näkyvyyttä hankkeelle toi Live Aid ULS2017 -konsertti, joka tuli televisiosta suorana lähetyksenä vuonna 2015. Konserttia varten perustettiin Live Aid ULS2017 -musiikkiprojekti, jonka tuotoksena julkaistiin 2014 kappale ”Lohtu”, jota edelleen kuulee soitettavan radiossa.

Mielestäni näiden projektien viestintä oli varsin onnistunutta, sillä niiden näkyvyys mediassa oli todella runsasta. Tähän tosin vaikutti varmasti MTV:n ja Sanoman osallisuus hankkeessa. Hankkeesta saattoi lukea Facebookista tai mistä tahansa uutismediasta, siitä puhuttiin uutisissa ja radiossa. Uusi lastensairaala -projekti palkittiin Vuoden Projekti -palkinnolla vuonna 2018.

Loppukaneettina voisin todeta vastauksena otsikon kysymykseen, että viestintä on MAHDOLLISUUS ja projektille korvaamattoman tärkeää. UHKANA näkisin, että ilman toimivaa viestintää projekti on tuomittu epäonnistumaan.

Auta esimiestäsi parempaan johtamiseen

Työntekijä, oletko koskaan ajatellut, että ehkä pomosi tarvitsee apuasi parempaan johtamiseen?

Varmasti olet huomannut miettiväsi useampaankin otteeseen, kuinka paljon paremmin hoitaisit jonkun asian, kuin esimiehesi. Kuitenkaan et sano näitä asioita ääneen, tai jos sanotkin, todennäköisesti kerrot niitä kahvihuoneessa toiselle työkaverille. Pomosi ei saa koskaan kuulla ideoitasi. Ajattelitko, että nämä ajatukset voisivat kehittää esimiestäsi toiminnassaan? Pomosi tarvitsee apuasi olemaan parempi esimies juuri sinulle.

Esimiehen toiminta on aina tärkeä osa työilmapiiriä ja varsinkin uudessa, juuri muodostuneessa työporukassa. Fuusion aikana esimiehen toiminta on suuressa osassa uuden työpaikan rakentamisessa, mutta fakta on, ettei hän pysty tähän yksin.

Löysin Duunitorin artikkelin tästä samaisesta aiheesta. Aki Ahlroth kirjoittaa kolumnissaan: ”Jos pomo ei miellytä, auta häntä tulemaan parhaaksi versioiksi itsestään.”

Kolumnissa puhutaan siitä, että juuri ne työntekijät, jotka vaativat esimieheltä vain parasta, eivät kuitenkaan itse auta pomoa pärjäämään tehtävässään. Kuitenkin parhaissa tiimeissä on huomattu, että pomosi tarvitsee myös palautetta! Niin, miksi mikään työpaikka toimisi vain sillä, että työntekijät saavat palautetta, totta kai esimiehillekin saa ja kannattaa antaa palautetta heidän toiminnastaan!

”Pomosi on yhtä epätäydellinen, kuin sinäkin.”

Alhroth kertoo työskennelleensä sekä hyvien, että huonojen esimiesten alaisuudessa. Hyviä esimiehiä hän sanoo kannustaneensa paremmiksi, mutta huonoja hän on saattanut jopa heikentää omalla toiminnallaan. Mielestäni hän sanoo hyvin, että kompuroiva esimies tarvitsee eniten alaisensa tukea. Esimies saattaa hyvinkin luulla, tekevänsä ensiluokkaista työtä, jos kukaan ei koskaan vaivaudu kertomaan hänelle tosiasioita.

No, millä tavoin esimiestä voi sitten auttaa tulemaan paremmaksi? Tapoja on monia, mutta tärkeimmäksi nousee kommunikaatio – palautteen antaminen ja kiittäminen!

Olen itsekin kohdannut työelämässä monenlaisia esimiehiä. Olen valittanut työkavereille, miksi asiat eivät toimi, sen kummemmin itsekään tekemättä tilanteelle mitään. Nuorempana en tietenkään uskaltanut mennä ”neuvomaan” vanhempaa esimiestäni. Mistäpä minä tietäisin miten ne asiat kannattaa tehdä, hänellähän on vuosien kokemus. Toisaalta vuosien kokemus ei välttämättä kerro hyvästä esimiehestä, jos tämä ei ole koskaan saanut palautetta toiminnastaan. Hän voi hyvinkin elää siinä harhaluulossa, että kaikki ovat tyytyväisiä tilanteeseen – mahdollisesti vielä tänäkin päivänä.

Pari vuotta takaperin toisessa työpaikassa päätin, että uskallan sanoa esimiehelleni kehitysidean, jota olimme useammankin työkaverin kanssa pohtineet. Vastaanotto ei ollut hyvä. Esimies oli työssään uusi ja epävarma, hän ei ottanut palautettamme vastaan, hän koki sen enemmänkin hyökkäyksenä, kuin auttavana kätenä. Kuitenkin, jonkun ajan jälkeen huomasimme kaikki asioiden muuttuneen, esimies oli kuin olikin ottanut neuvostamme vaarin, vaikkakaan hän ei koskaan sitä meille myöntänyt. Joten, palautteen antaminen toimi tässäkin tilanteessa, toki seuraavaksi olisimme voineet antaa palautetta palautteen vastaanottamisesta ja sen keinoista.

Uskalla antaa palautetta.

Välttämättä palautteen ei tarvitse aina olla kritiikkiä esimiehen työstä. Helpompaa auttaa esimiestä oikealle polulle on vain sanoa kiitos oikeassa paikassa. Palataanpas takaisin Alhrothin kolumniin.

Alhroth kuvailee kiittämistä näin: ”Kiitos on kuin vahvaa riippuvuutta aiheuttava huume, jota saa lisää toimimalla jatkossakin kiitokseen johtaneella tavalla. Eli jos esimerkiksi koemme, että esimiehen pitäisi keskustella kanssamme enemmän strategiasta, kannattaa antaa suitsuttavaa palautetta jokaisen strategiakeskustelun jälkeen.”

Mielestäni kaikki tarvitsevat motivoituakseen hyväksyntää, arvostusta sekä kiitollisuuden tunnetta. Jokainen rehellinen, aito ja ansaittu kiitos tekee hyvää työilmapiirille. Jokainen omaa henkilöstöään arvostava esimies osaa kiittää työntekijöitä heidän tekemästään hyvästä työstä, ja tämä toimii myös toisinpäin.

Kiittäkää, hymyilkää, antakaa palautetta, tervehtikää ja ennen kaikkea olkaa kiinnostuneita toisistanne, sillä autetaan rakentamaan parempaa työympäristöä sekä työntekijöille, että esimiehelle.

Projekti RIEMU

Projekti RIEMUn posteri.

Projektimme keskeisin aihe on henkilöstön hyvinvoinnin takaaminen yrityskaupassa.

Mielestämme työntekijöiden hyvinvointi on avainasemassa, joten haluamme tarjota avaimet yrityksen johdolle tämän takaamiseksi.

Projekti toteutetaan osana Lapin ammattikorkeakoulun taloushallinnon opintoja. Projektin toimeksiantona on taustoittaa ketjuuntumiseen liittyviä tekijöitä ja selvittää yrityskaupan ja sen jälkeisen integraatioprosessin valmisteluun ja toteutukseen liittyviä asioita.

Pääasiallinen kohderyhmämme ovat yrityksien esimiehet. Hankkeemme hyödynsaajat ovat esimiehet, jotka yritysoston aikana saavat omat työntekijänsä ja ostettavan yrityksen työntekijät sulautumaan yhteen ja näin varmistavat työntekijöidensä hyvinvoinnin sekä sulautumisprosessin aikana, että sen jälkeen.

Hankkeen vaikutukset näkyvät hyvinvoivina työntekijöinä, jolloin yritys varmistaa toimintansa menestyksen myös tulevaisuudessa.

Projektin valmiiksi tuotokseksi teemme nettisivun aiheeseen liittyen. Nettisivu on suunnattu yritysten johdolle, ja se kertoo tärkeimmät pointit, miten esimies voi vaikuttaa työntekijöiden hyvinvointiin prosessin aikana.

Oma aiheeni projektissamme on johtaminen muutoksen aikana ja sen jälkeen. Mielestäni esimiehen on tärkeää kiinnittää huomiota omiin toimiinsa muutoksen aikana, sillä hän toimii esimerkkinä työntekijöille ja johtaa heidät kohti uusia kuvioita! Postauksissani paneudun lähinnä esimiehen toimintaan yritysoston aikana ja sen jälkeen.