Projektiviestintä - uhka vai mahdollisuus?

Projektissa tärkeässä osassa on viestintä, sekä ulkoisille kohderyhmille, että sisäisille. Voiko projekti onnistua, jos sisäistä viestintää ei ole saatu kuntoon? Jos kukaan ulkoinen tekijä ei koskaan kuule projektista viestinnän puutteen takia, onko projektilla silloin mitään pointtia olla olemassa? Vastaus: E I . Jos projektin viestintä ei ole kunnossa tulee ongelmia.

Jos projekti ei saavuta koskaan ketään, jota aihe voisi koskettaa, siitä ei myöskään ole hyötyä kenellekään. Pelkkää hukattua aikaa.

Tietysti projektissa lähdetään liikkeelle sisäisestä viestinnästä. Sanoisin, että tärkeintä on avoimuus ja keskusteluyhteys projektiryhmän sisällä. Kaiken tiedon tulisi olla jokaisen ryhmänjäsenen saatavilla. Myöskin olennaisessa osassa sisäisessä viestinnässä on projektipäällikön toiminta, motivoitunut projektipäällikkö kannustaa koko ryhmää työskentelemään ja toimimaan yhdessä.

Tiedon jakaminen projektiryhmän sisällä on tärkeä osa onnistunutta projektia.

Sanoisin kuitenkin, että kaikkein tärkein osa projektin viestintää on viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelmaan tekeminen ja sen noudattaminen ovat avainasemassa projektin onnistumisessa. Suunnitelmaa voi parannella ja täydentää matkan varrella, mutta tärkeää on pysyä tehdyissä linjauksissa. Sisäisen viestinnän ollessa kunnossa, voidaan siirtyä ulkoiseen.

Mutta kuinka saada ulkoiset kohderyhmät kiinnostumaan juuri meidän projektista? Ajatus tuntui aluksi aivan absurdilta, kenellä yritysjohtajalla nyt kiinnostaisi AMK-opiskelijoiden pieni projekti?

Lähdimme ryhmässä heittelemään ajatuksia mitä viestintäkanavaa haluamme hyödyntää projektissa. Tietysti mietimme LinkedIn -sivustoa, joka olisi ammatillisesti kaikkein uskottavin, mutta oma kokemattomuutemme sen kanssa ajoi idean alas. Mietimme myös Facebookia, koska siellä on suuri yleisö kaikenlaista tallaajaa ja ikäjakauma on laaja. Kuitenkin päädyimme Instagramiin, vaikkakin ensin mietimme, että saavutammeko kohderyhmäämme eli yrityksen johtoa sitä kautta. Ennen tilin perustamista tutkin asiaa ja huomasin, että sieltähän löytyy valtava määrä erilaisia tilitoimistoja – pieniä ja isoja.

Päätimme yhdessä, että Instagram -tilillämme jaamme projektiin liittyviä mielenkiintoisia artikkeleita, omia blogipostauksiamme ja myös projektimme etenemistä.

Ajattelimme, että raikas ulkoasumme erottaa meidät muista samankaltaisista projekteista.

Helpoin tapa tuoda itseään esiin Instagramissa on lähteä seuraamaan itseään kiinnostavia profiileja, tässä tapauksessa tilitoimistoja. Toki omassa profiilissa kannattaa tässä vaiheessa olla jo sisältöä. Jos tämä tavoiteltu tilitoimisto tulee tutkimaan profiilia, saa tämä jo vaikutelman siitä mitä tuleman pitää, ja sitä todennäköisemmin saamme tästä seuraajan. Taktiikka toimi ja saimmekin seuraajiksi tilitoimistoja, jotka tykkäilivät kuvistamme ja katsoivat tarinamme. Kuitenkaan vuorovaikutusta emme ole sen enempää saavuttaneet, vaikka yritämme siihen pyrkiä kuvatekstien kysymyksillä.

Projektin ulkoinen viestintä oli paikoin haastavaa. Meidän tulisi kiinnittää oikeiden kohderyhmien huomio ja mielellään pitääkin se. Sisällön tulisi olla asiapitoista, ammattimaista, mutta innostavaa. Niin monta asiaa, joita tulisi ottaa huomioon.

Varsinkin sisältö, jota itse on tuottanut aiemmin, on lähinnä pienelle yleisölle; lähipiirille, työkavereille ja tutuille – se on todella erilaista verrattuna asialliseen projektiviestintään. Mutta sehän tästä mielenkiintoista tekeekin, miten sitä paremmin viestintää oppisi kuin tekemällä? Jännittävää nähdä saammeko seuraavien kuukausien aikana laajennettua ja kehitettyä viestintäämme eteenpäin.

Etsiskelin myös esimerkkejä hankkeista, joiden tiedottaminen on mielestäni onnistunutta. Ensimmäisenä mieleeni tuli projekti, jota seurasin itsekin ahkerasti. Epäilen, ettei monikaan ole välttynyt kuulemasta siitä eli Uusi lastensairaala -hanke. En muista missä näin ensimmäistä kertaa jutun tästä hankkeesta, mutta muistan lukeneeni lahjoituksista ja vuosia sitten. Googlettelin asiaa, ja selvisi, että ensimmäiset lahjoitukset kerättiin jo vuonna 2013-2014. Myöskin suurta näkyvyyttä hankkeelle toi Live Aid ULS2017 -konsertti, joka tuli televisiosta suorana lähetyksenä vuonna 2015. Konserttia varten perustettiin Live Aid ULS2017 -musiikkiprojekti, jonka tuotoksena julkaistiin 2014 kappale ”Lohtu”, jota edelleen kuulee soitettavan radiossa.

Mielestäni näiden projektien viestintä oli varsin onnistunutta, sillä niiden näkyvyys mediassa oli todella runsasta. Tähän tosin vaikutti varmasti MTV:n ja Sanoman osallisuus hankkeessa. Hankkeesta saattoi lukea Facebookista tai mistä tahansa uutismediasta, siitä puhuttiin uutisissa ja radiossa. Uusi lastensairaala -projekti palkittiin Vuoden Projekti -palkinnolla vuonna 2018.

Loppukaneettina voisin todeta vastauksena otsikon kysymykseen, että viestintä on MAHDOLLISUUS ja projektille korvaamattoman tärkeää. UHKANA näkisin, että ilman toimivaa viestintää projekti on tuomittu epäonnistumaan.